Notification ou autorisation pour l'organisation d'un événement

La déclaration d'un événement ou la demande d'une licence pour un événement est gratuite.

La demande de notification d'événement ou de permis se fait par le biais du formulaire en ligne EvenementAssistent. A la fin de la demande, vous saurez dans quelle catégorie se situe votre événement. Nous avons 4 catégories :

• Événement soumis à déclaration ; impact limité sur l'ordre public, la sécurité et l'environnement. Par exemple, une fête de quartier.
• Événement A : risque faible, impact limité sur la zone environnante et sur le trafic. Par exemple, un marché aux puces, un défilé de carnaval ou une fête de rue où la rue est fermée.
• Événement B : Événement A : risque faible, impact limité sur la zone environnante et impact limité sur le risque moyen, impact élevé sur l'environnement immédiat et/ou impact élevé sur le trafic. Par exemple, Limburgs Mooiste, Winter Time Heerlen ou Aod op Nuj.
• Événement C : risque élevé, impact majeur sur la ville et/ou impact majeur sur le trafic régional. Par exemple, ParkCity Live, Braderie Hoensbroek ou Cultura Nova.

Transmission anticipée à la commune

Vous allez organiser un grand événement ? Faites-le savoir à la commune le plus tôt possible. La commune inscrira alors à l'avance l'événement sur le calendrier des événements. Les services d'urgence (police, pompiers ou GHOR et services médicaux d'urgence) utilisent ce calendrier pour établir leur planning.

Toute activité où le public peut venir s'amuser et se divertir est un événement. Si vous n'êtes pas sûr que votre activité soit un événement, contactez evenementen@heerlen.nl.

Conseils

• Sauvegardez votre candidature sous forme numérique. Lors de la prochaine édition, vous pourrez copier votre candidature et y apporter les modifications nécessaires.

• La commune tient compte, entre autres, de l'étalement des manifestations lors de l'évaluation du permis. Veillez donc à ce que votre manifestation soit inscrite au calendrier des manifestations en déposant une annonce préalable avant le 1er novembre de l'année de la manifestation.

• Vous souhaitez mettre en avant votre événement ? Vous pouvez placer gratuitement un événement dans l'UITagenda Heerlen sur le site Web de Heerlen Mijn Stad ou de VisitZuidLimburg.

Requis pour l'application

Afin d'évaluer votre demande correctement et dans les délais, nous avons besoin de certains documents. L'EventAssistant vous indique les documents dont nous avons besoin. Vous pouvez les télécharger. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de documents que nous vous demandons lorsque vous introduisez une demande d'autorisation d'événement :

Plan de signalisation

Un plan de signalisation doit être joint à la demande. Pour les grands événements, nous pouvons également demander un plan de mobilité, qui indique les pistes cyclables, l'endroit où les visiteurs doivent se garer, etc. 

Plan de sécurité

Les événements comportent des risques. C'est pourquoi nous vous demandons, en tant qu'organisateur, d'établir un plan de sécurité. Vous serez ainsi prêt à faire face à tout risque. Vous pouvez utiliser le modèle dans l'EventAssistant. Si des secouristes sont présents, un plan de soins est parfois nécessaire.

Ouvrages et structures de construction (chapiteaux, scènes, etc.)

Pour placer des structures temporaires lors d'événements (par exemple : tentes, scènes, auvents, tours), vous devez fournir un cahier de construction. Le fabricant de la structure fournit le cahier de construction. C'est obligatoire pour les tentes d'une surface supérieure à 100 m2, par exemple. Un plan d'ensemble à l'échelle 1:100 est alors également requis, où tout est situé (par exemple, la scène, les tables et les chaises) et où se trouvent l'éclairage de secours, les extincteurs, les voies d'évacuation et les portes, et qui indique le nombre de personnes admises.

Plan

Un plan d'étage est obligatoire pour chaque événement. Il est nécessaire pour l'évaluation de votre plan. Le plan d'étage doit indiquer

1. Indiquez l'emplacement du site de l'événement par rapport aux routes environnantes, aux maisons, etc.
2. Distances par rapport aux propriétés voisines, par exemple les maisons
3. Indiquez l'emplacement de tous les éléments. Pensez aux tentes, à la scène, aux stands, aux attractions, aux toilettes, etc.
4. Précisez les dimensions de tout ce qui se trouvera sur le site. Pensez aux tentes, à la scène, aux stands, aux attractions, aux toilettes, etc.
5. Distances entre les équipements de cuisine, de cuisson et de friture et l'environnement, par exemple les tentes ou les bâtiments.
6. Indiquer les voies d'évacuation et leur largeur
7. Légende (ce qui est quoi ; explication des symboles et indications utilisés)
8. Fourniture à l'échelle 1:500, avec flèche du nord

Une notification suffit-elle ? Notifiez l'événement au moins 4 semaines à l'avance.
Avez-vous besoin d'un permis ? Demandez-le au moins 8 semaines et jusqu'à 26 semaines avant l'événement.

La commune prend sa décision dans un délai de 8 semaines à compter de la réception de la demande. La commune peut prolonger ce délai une fois. S'il s'agit d'un événement à haut risque, le délai de décision est plus long.

Vous pouvez contester la décision relative à votre demande. Faites-le dans un délai de 6 semaines. Vous n'êtes pas d'accord avec la décision relative à l'objection ? Introduisez alors un recours auprès du tribunal.

Tenez-vous au courant de toutes les demandes de licences dans votre région. Abonnez-vous au service de courrier électronique.